Esperienza al servizio della segreteria organizzativa

È importante affidarsi alla professionalità di chi ha esperienza pratica sul campo, ma non per questo bisogna rinunciare a esprimere i propri desideri.  Il Centro Congressi SGR dispone di uno staff a disposizione per soddisfare tutte le esigenze del tuo evento congressuale.
Affiancandoci al personale della segreteria organizzativa, individuiamo le soluzioni migliori per coordinare gli allestimenti e lo svolgimento dell’evento in ogni sua parte.
Offriamo soluzioni personalizzate per misure e dotazioni, oltre che per costi e altre richieste ad hoc da soddisfare sulla base di ciò che l’azienda desidera.
Garantiamo un’ampia accessibilità oraria alla struttura per preparare la location prima dell’evento e per il disallestimento, oltre ad un ampio parcheggio per auto (oltre 300 posti) e bus.

Il nostro personale è disponibile in loco per ogni necessità.

Nei panni dell'utente

Curiamo la disposizione dell’info point affinché la cortesia e la chiarezza delle indicazioni date da una hostess o uno steward possano accompagnare fin da subito i partecipanti verso la posizione dei vari servizi. Un banco informazioni ben posizionato può fare la differenza per evitare code o inutili fraintendimenti.

Quando scegliamo dove sistemare il coffee break, immaginiamo di essere noi stessi in coda per il ristoro.

La segnaletica di cui disponiamo è chiara e definita, integrabile con la segnaletica di contenuto fornita dalla segreteria organizzativa. Locandine con frecce chiare e prive di ambiguità sono un servizio ai partecipanti e un essenziale fattore di fluidità logistica.

Visibilità dell'evento

Il prestigio di una destinazione è spesso una conferma dell’autorevolezza dell’evento. Organizzare un convegno a Rimini può offrire maggiori opportunità di networking o dare una migliore visibilità all’evento e ciò potrebbe portare ad un maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori.

Spazi Sponsor

Disponiamo di adeguate aree espositive per eventi sponsorizzati. I loghi degli sponsor potranno comparire oltre che sui cartelloni e sulla segnaletica dell’evento, anche nei cartelli sui tavoli del catering e durante coffee break, lunch e dinner. Disponiamo di aree dotate di prese di corrente, connessione Wi-Fi e di sistemi di illuminazione, garantiamo un’adeguata possibilità di carico/scarico merci per l’allestimento degli spazi, disponiamo di un magazzino per poter ricevere anche in anticipo il materiale.

Ricezione Stoccaggio

Il Centro Congressi SGR dispone di un ufficio per la ricezione di pacchi che devono essere inviati all’attenzione del responsabile organizzativo specificando il nome e la data della conferenza. Disponiamo anche di un magazzino per poter stoccare i colli e di un servizio di facchinaggio per la movimentazione dei pacchi più voluminosi

Omaggi di benvenuto

Se si necessita di acquistare omaggi di benvenuto per i vostri ospiti e relatori siamo lieti di potervi aiutare a soddisfare queste richieste. Le opzioni variano da una bottiglia di Champagne, a bottiglie di oli e vini del territorio, da cioccolatini a pacchi gourmet appositamente realizzati, oggetti di artigianato locale e cercheremo di soddisfare ogni vostro desiderio.

Noleggio arredamento stand

È possibile usufruire di un’ampia gamma di accessori ed elementi d’arredo a noleggio: armadi, banconi reception, appendiabiti, cassettiere, vetrine e mensole “espositori”, poltrone, sedie, tavoli, frigobar, sgabelli bar ed elementi per l’illuminazione.

Noleggio addobbi floreali

Ampia la scelta di piante e composizioni floreali a noleggio.

Il servizio comprende consegna, manutenzione e cura durante tutto il periodo espositivo, nonché ritiro a fine manifestazione.

Allestimento stand

Il Centro Congressi SGR è in grado di assistere gli espositori nella progettazione e realizzazione dello stand.

Fornisce sia pre-allestimenti base che realizzazioni personalizzate sviluppate anche con materiali innovativi.

Vengono assicurati massima cura ed elevati standard qualitativi.

Allestimenti a stampa digitale

Il Centro Congressi SGR fornisce qualsiasi supporto grafico per la personalizzazione dello stand mediante stampa digitale di tutti i formati e su tutti i supporti.

Telecomunicazione e internet

Il servizio consente l’allacciamento di linee telefoniche e linee HDSL direttamente allo stand.

E’ inoltre possibile noleggiare apparecchi telefonici, fax e fotocopiatrici.

Apparecchiature tecniche

Il Centro Congressi SGR è in grado di fornire apparecchiature sofisticate e tecnologicamente innovative, quali: personal computer, monitor, sistemi videowall a retroproiezione, lavagne, videoregistratori, lettori DVD, videoproiettori, proiettori di diapositive, impianti d’antenna (terrestre e satellitare) e impianti di videoconferenza via satellite, cabine per la traduzione simultanea.

Servizio assicurativo

E’ possibile sottoscrivere, con primaria compagnia assicurativa italiana e a condizioni agevolate, polizze a copertura rischi e a garanzia della merce esposta.

Simposi Satellite

In occasione di importanti congressi è piuttosto comune organizzare i cosiddetti simposi satellite, localizzati su argomentazioni specifiche che coinvolgono un particolare cluster del più ampio pubblico del congresso. Le aziende sponsor possono prenotare uno spazio da destinare a comunicazioni organizzate da loro ad esempio per la presentazione di nuovi prodotti.

Servizio ristorazione

È possibile accogliere i propri ospiti con welcome coffee o cocktail di benvenuto, si può usufruire di pranzi e cene personalizzate con possibilità di stampare menù, depliant e tutto il materiale necessario alla realizzazione dell’evento con i vostri loghi.

Siamo in grado di garantire una ristorazione “a tempo di record”, leggera, per poter permettere di continuare agevolmente i lavori anche dopo la pausa pranzo, ma capace di soddisfare anche i palati più esigenti.

Il nostro team di esperti si potrà occupare anche di musica e intrattenimento da abbinare a qualsiasi momento del vostro evento.

Servizio Sicurezza

La scelta del Centro Congressi SGR garantisce massimi livelli di sicurezza. I piani di evacuazione e gli accorgimenti per la sorveglianza dei locali sono costantemente aggiornati ed efficienti. Presenza di vie di fuga in ogni sala e spazio comune, uscite d’emergenza aperte e segnalate, scale antincendio e telecamere di sorveglianza sono solo alcuni servizi di sicurezza garantiti. Monitoriamo gli accessi affinché nessuno che non sia iscritto all’evento possa accedere senza controllo alle aree comuni, al guardaroba e all’area espositiva. Il desk di accoglienza svolge già un’importante funzione di filtro in entrata; per lo stesso motivo occorre fornire badge, pass, braccialetti o simili a tutti coloro che sono autorizzati a circolare nell’edificio il giorno dell’evento.

Hostess e Steward

Hostess e Steward sono a vostra disposizione per accogliere e indirizzare i partecipanti, custodire effetti personali, distribuire materiale didattico e informativo, consegnare e ritirare i fogli firme, il personale di sala è una forza lavoro preziosa e indispensabile per la miglior riuscita di ogni evento.

Ufficio Stampa

Insieme a tutte le altre attività di comunicazione, quelle svolte dagli uffici stampa concorrono a formare e consolidare l’immagine pubblica di un’organizzazione e del suo brand. Il Centro Congressi SGR dispone di un ufficio stampa che può porsi come un ponte tra voi e i mass media, un utile filtro in entrata per le domande provenienti dai media, per le richieste di approfondimenti e le  proposte di interviste a portavoce dell’organizzazione dell’evento. Se è prevista la presenza di giornalisti, possiamo predisporre il kit con le informazioni e i comunicati precedentemente preparati. Ad esempio vi sono numerosi casi in cui la stampa di settore può essere interessata ai lavori di un convegno medico scientifico. Le stesse testate che si occupano di medicina e le riviste specializzate, ad esempio; senza contare le pagine dedicate alla salute, alla scienza, alla tecnologia all’interno di quotidiani e settimanali. Anche la cronaca locale può aver interesse a raccontare un evento per i suoi risvolti sul territorio. Se sono presenti addetti stampa (giornalisti professionisti o anche blogger), prevederemo un’apposita fila per la registrazione e il ritiro di un badge ”stampa” con cui potranno legittimamente accedere all’evento e seguirne lo svolgimento da un’apposita area a loro dedicata.

Valutare la performance dell'evento

Come si fa a dire che un evento è andato bene? Disponiamo di data analyst per verificare KPI specifici, misurabili, accessibili e rilevanti. Possiamo fornire un’analisi quantitativa di dati oggettivi e qualitativa somministrando questionari sulla soddisfazione dei partecipanti. Monitorando i canali social possiamo valutare il sentiment del pubblico, possiamo raccogliere gli articoli di giornale dedicati all’evento (rassegna stampa) e fornire le statistiche di interazione sui social media (numero tweet, like, post pubblicati, commenti, visualizzazioni)

Interpreti

Nel caso di eventi internazionali, disponiamo di Traduttori Simultanei capaci di interagire fluentemente con i delegati in varie lingue straniere.